Su aplicación tuvo,
evidentemente, una buena acogida, ya que suponía la posibilidad de automatizar
algunos procesos caracterizados por su penosidad como por ejemplo la búsqueda
en voluminosos instrumentos de descripción, la gestión del espacio de los
depósitos, etc.La información y la comunicación, ejes fundamentales de
cualquier actividad humana, se han situado en primer término en cualquier
planificación estratégica y tecnológica de una organización y los archiveros,
conscientes de las potencialidades del empuje de la sociedad de la información,
hemos asimilado rápidamente los aspectos formales de estas tecnologías como
vehículo de la rehabilitación de nuestra profesión. De esta manera hemos pasado
de archiveros y gestores de documentos a gestores de la información y, en poco
tiempo de diferencia, ya hay quien nos sitúa en el ámbito de la gestión del
conocimiento. Sin negar la posibilidad de que nuestra profesión, como cualquier
otra, evolucione de forma habitual en relación con su contexto quizás es
prematuro hablar de la reconversión de la profesión de archivero o de la
aparición de una nueva profesión. Todo
el mundo está de acuerdo en que las tecnologías de la información son la base
de la sociedad de la información, pero no hay que olvidar que lo son en tanto
que permiten la comunicación entre sistemas y hacen posible la captura,
almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información.
Difusión entendida en un sentido amplio, es decir, complementada con la posibilidad
de establecer el intercambio electrónico de datos y, por tanto, resultado de la
combinación de la informática y las telecomunicaciones.
¿Qué entendemos por
tecnologías de la información? Si consideramos como tales aquellas técnicas que
en un sentido genérico permiten la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión
informatizada de la información, será necesario comentar los siguientes
factores tecnológicos:
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− La “revolución” en las
herramientas informáticas de escritorio, es decir, pensadas para el usuario final
− La integración de
aplicaciones diferentes y el compartimento de trabajos en grupo, que
permiten la automatización de
flujos de trabajo y el acceso y la gestión simultanea de la
información por parte de
diversos usuarios.
− El incremento exponencial
de la capacidad de los equipos y herramientas de
almacenamiento y recuperación
de datos.
− El desarrollo del diseño de
arquitecturas de sistemas informáticos que posibilitan el
acceso y la gestión de datos
de forma rápida y segura.
− La implantación de medios y
herramientas que permiten la comunicación entre sistemas
diferentes y el intercambio
electrónico de datos de diferentes formato.
Un
ejemplo mostrará cuándo un documento va a formar parte del archivo de la
organización: será documento electrónico de archivo una carta redactada en el
ordenador de una institución y enviada por medios telemáticos —como el correo
electrónico— a otra con motivo de gestionar un asunto de su competencia; esa
carta podrá ser considerada documento de archivo en la institución que la
recibe y en la que la crea, y formará parte de un expediente que trate del
asunto para el que se redactó.
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