martes, 11 de marzo de 2014

Documentos Electrónicos y su relación con la publicidad

La formulación de un sistema normativo integral relativo al instrumento público notarial electrónico, debe tener en consideración diversas técnicas que resultan imprescindibles en su construcción. Tales son desde luego, la informática  jurídica - destinada a poner al servicio del derecho los medios  propios de procesar información incluidas las bases de datos  correspondientes- , el derecho informático, cuya finalidad es resolver normativamente los problemas planteados por la técnica informática, y así incluirá aspectos como la protección del software, legislación sobre contratación informática, normas sobre derechos de autor y otros.

Dentro de la primera, esto es de la informática jurídica es preciso incluir a la informática jurídica documental, técnica aplicada destinada a poner al servicio del derecho al documento electrónico, el cual una vez regulado jurídicamente, se transforma en un instrumento útil para el mundo jurídico.

En este sentido, se debe considerar las múltiples variables que a la informática jurídica documental importa en relación con los aspectos normativos que afectarán al instrumento; ellas son de dos tipos:Las primarias o sustantivas: uso de soporte diferente al papel, sistemas de cifrado electrónico destinados a otorgar seguridad jurídica, aspectos probatorios, efectos que produce el instrumento electrónico, responsabilidades que genera, aspectos de derecho internacional privado y de derechos autorales documentales; 

Las secundarias: que están frente a las primeras, y no menos importantes, denominadas también de forma, relativas a las formalidades a cumplir y a la manera de poner en práctica las diferentes solemnidades a que estén sujetos los diversos actos y contratos, tales como: las de fe de conocimiento, la unidad de acto, la conservación documental, la ración de copias, y en general, todas aquellas propias de la observancia de las formas a que quedan sujetos los actos otorgados por Notario público.Necesario es tener presente que la formulación de un sistema normativo relativo al instrumento electrónico, si bien debe comprender las variables enunciadas, por otra parte debe tener un valor intrínseco que le vendrá dado por la eficacia de que lo dotará el derecho en cuanto a seguridad y garantía, factores ambos que le serán otorgados, tal como ocurre con el instrumento público, por la intervención del Notario en cuanto éste lo guarnecerá de fe pública y autenticidad.Es en este sentido que propugno la intervención del Notario en el instrumento público electrónico, al igual como ocurre con el instrumento público actual; su existencia e intervención se justificará desde un doble punto de vista: 

a) desde el Derecho, el Notario lo dotará de publica fides, necesaria para la tranquilidad de las relaciones jurídicas contractuales Y. 

b) Desde la informática, contribuirá con su presencia y en calidad de autoridad  Certificadora, a permitir que técnicamente, tenga lugar ante él, la fase asimétrica de cifrado y desciframiento, así como la aposición de la firma digital, fases de las cuales deberá dar fe.




domingo, 9 de marzo de 2014

Características e los Documentos Electrónicos

*Es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas etc.
*Se opera desde un ordenador o pc.
*No tiene límite de caracteres.
*Es virtual*Eficacia de realizar transacciones en la información.
*Facilita el proceso del texto y da recuperación de respaldo a la información.
*El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta dado por el individuo almacenado en el equipo de computo.
* Puede abrirse cuantas veces sean necesarias para:-modificar- imprimir- eliminar.




Desventajas de los Documentos Electrónicos

*Es necesario depurar los archivos frecuentemente.

*Desgaste y riesgos de rotura o perdida por la manipulación.

*Pedida de tiempo en la búsqueda de documentos y en la modificación.

*Incompatibilidad: no existe un estándar universal.

*Complejidad del documento electrónico.

*Control de fiabilidad y autenticidad.

*La tecnología de imaginables es cambiante.


*Costos en la adquisición de lectores.





Tipos de formato de los Documentos Electrónicos

En la siguiente tabla se muestra los tipos de formatos de los D.E. con su explicación.



Tipo de documento
Tipo de Formato
Explicación
Texto
.doc
Extensión de Microsoft Word.
.txt
Texto sin formato, no admite gráficos ni imágenes, se puede transportar posteriormente a cualquier formato.
Lo podemos utilizar en el bloc de notas.
.pdf
Relacionado con los archivos Adobe Acrobat. Estos archivos son los más extendidos para la difusión de documentos a través de Internet ya que permiten visualizar los contenidos del trabajo
Hojas de cálculo
.xls
Extensión de Microsoft Excel, aunque también es compatible con Star Officede Sun o KOffice de KDE.
.xlt
Plantilla de Excel pero que se guardan con extensión diferente.
.csv
Esta extensión es usada en archivos de texto que no se desea que contengan caracteres del programa generador, como ejemplo un archivo de Excel que se desea grabar en formato texto para ser usado por otras aplicaciones o programas.
Presentaciones
.ppt
Extensión de Microsoft de Power Point.
.pps
Extensión de Microsoft de Power Point.
.pot
Plantilla de Power Point.
Documentos gráficos
.jpg
Estos archivos contienen fotografías e imágenes que pueden ser visualizadas con cualquier navegador de Internet o también con aplicaciones específicas de edición y visualización.
Audio
.wav
Los archivos WAV pueden contener cualquier tipo de información audible y dispone de un rango de calidades muy amplio

Historia de los Documentos Electrónicos

Originalmente, cualquier archivo o registro electrónico fue considerado como algo interno, ya que cuando existía un destinatario final, el soporte para este destinatario era invariablemente papel. Sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel..
Nace de la idea de implementar la informática y el manejo de documentos por medio de la computadora así se maneja almaceno de forma correcta y menos propensa a errores.




Medidas de conservación para Documentos Electrónicos

Los documentos electrónicos se conservan a través de bases de datos o dispositivos de almacenamiento como estos se ven afectados muy fácilmente por factores como polvo y calor se les tiene que dar un tratamiento tenerlos en lugares ventilados y tapados y en lugares limpios y frescos para que tengan un óptimo funcionamiento.
En el proceso de conservación de los documentos es necesario tener en cuenta los sig. aspectos:
*la obsolescencia tecnológica: hay que tomar las medidas necesarias para mantener actualizado tanto el software como el hardware.
*actualización y migración de los datos a soportes diversificados y confiables.
*la emulación que consiste en imitar el funcionamiento de un ordenador  o determinado software por otros más modernos.  De esta forma los D.E  conservan su aspecto, originalidad, y su contenido.








Tipos de Documentos Electrónicos

Digitalizados: creados a partir de documentos impresos.            
Establece que son documentos concebidos con el fin de ser consultados en una computadora u ordenador, donde se aprovechan características como el “hipertexto” y la “multimedia” que les da su condición electrónica para dar forma a una nueva manera de comunicación, dentro de éstos se encuentran los contratos, pagos y firmas electrónicas. Este tipo de documentos son especialmente importantes porque dan origen o forman parte de las “Páginas Web” que componen el internet.



Digitales para imprimir: creados para ser impresos.





Multimediaticos: creados para ser exclusivamente consultados desde un computador.




Clasificación de los Documentos Electrónicos

* Documentos ofimáticos

Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software.



*Cartográficos
Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos artístico. Estos documentos, debido a su naturaleza y origen,  deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial, metadatos particulares, entre otros).




* Correos electrónico (comunicaciones oficiales)
El correo electrónico (e-mail) es uno de los servicios más usados en Internet que permite el intercambio de mensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Básicamente es un servicio que nos permite enviar mensajes a otras personas de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link “adjuntar” que aparece en pantalla. Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental.



*Imagen, vídeos y audio digital
Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en el sistema judicial colombiano.



*Mensajes de datos generados mediante redes sociales
En algunos casos este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre otros).





*Formularios electrónicos
Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios para peticiones, quejas y reclamos”.








Recomendaciones para realizar Documentos Electrónicos

- Cree y personalice sus documentos de acuerdo al cliente, proveedor, promoción, anuncios, etc.
- Envié documentos (personalizados o no personalizados) a sus clientes vía correo electrónico
- Cree diseños para publicidad y anunciar ofertas de su empresa, imprímalos o envíelos electrónicamente
- Almacene y transporte sus documentos en cualquier medio de almacenamiento electrónico, clasifíquelos en carpetas electrónicas

- Cree diferentes versiones del mismo documento (documentos que varían en algún dato ó figura)






¿Para qué sirve el documento electrónico? Para crear y personalizar los diseños de los documentos de su empresa. Agregar el dato que necesite, quitar el dato que ya no requiera, que la información aparezca en otra zona del documento, agregar líneas, secciones, imágenes, títulos, encabezados, número de páginas, pie de página, etc. Almacenamiento en su pc, para posteriormente imprimirlos, enviarlos por correo electrónico

sábado, 8 de marzo de 2014

Macros en los documentos electrónicos

MACRO.
El propósito de una macro es automatizar tareas de uso frecuente. Aunque algunas macros son simplemente la grabación de las pulsaciones de tecla o los clics del mouse (ratón), los programadores escriben macros de VBA más eficaces que utilizan código que puede ejecutar muchos comandos en el equipo. Por esta razón, las macros de VBA suponen un riesgo para la seguridad. Un pirata informático puede pasar una macro malintencionada en un documento que, si se abre, permite que se ejecute la macro y puede propagar un virus en el equipo. Como lo dice las oraciones anteriores las macros ayudan a los documentos electrónicos para que estos sean mas factibles y automatizados a la hora de trabajos con ellos.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
*Automatizar una serie de pasos.
*Personalizar la barra de acceso rápido añadiendo nuevas funcionalidades.
*Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente.



VIDEO DE COMO HACER UN MACRO:


Software que permite aplicaciones automatizadas en los docuemtos elcetronicos

Para la elaboración de documentos electrónicos en la actualidad hay infinidad de software, además estos cuentan con  aplicaciones automatizadas que son de gran utilidad para realizar acciones repetitivas.

Las características principales de estos sistemas de gestión integral de la
información serían:

· Responden de forma corporativa a las necesidades y problemas de la
gestión de la información dentro de las organizaciones.
· Tienen un carácter abierto y dinámico, evolucionando junto a la trayectoria
de la organización.
· Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo vital de los documentos.
· Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes
en la organización.
· La gestión documental se incluye en un entorno más amplio dentro de la gestión de calidad.


MICROSOFT OFFICE

WORD
Microsoft Word, es un programa editor de texto ofimático muy popular, que permite crear documentos sencillos o profesionales. Microsoft Word es incluido en el paquete Microsoft Office de Microsoft.

EXCEL
Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

ACCESS
Este programa permite manipular datos en forma de tablas (filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.

POWER POINT
Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suele ser muy llamativo y mucho más práctico que los de Microsoft Word.

PUBLISHER
Microsoft Publisher es un programa que provee un historial simple de edición similar al de su producto hermano Word, pero a diferencia de Adobe InDesign y Adobe InCopy, no proporciona una posibilidad integrada.



OPEN OFFICE

WRITER
Programa de computadora encargado de la creación de documentos. Permite crear, modificar, dar formato e imprimir documentos. Writer es procesador de textos y también editor HTML . Posee una interfaz muy agradable y sencilla, idéntica a la de otras aplicaciones ofimáticas. De esa manera los usuarios acostumbrados a Word por ejemplo podrán adaptarse a Writer con comodidad.

CALC
Programa diseñado para la manipulación de cantidades ubicadas en tablas. Se pueden realizar cálculos complejos con dichas cantidades, formulas, funciones y generar gráficas. Posee incluso funciones específicas para acceder a bases de datos.

IMPRESS
Es un programa que sirve para la creación de presentaciones en formato de diapositivas. Estas sirven mucho a la hora de hacer alguna exposición haciéndola mucha mas dinámica.

DRAWN
Draw es un editor de dibujos, que nos permite exportar a JPG, GIF, etc y de ese modo podemos incluirlo en las presentaciones y en los diversos documentos que realicemos. Posee también varias herramientas para darle un mejor acabado a las imágenes que insertaras en tus diversos documentos.



iWORK

PAGES
Pages es una aplicación de procesador de textos y layout desarrollada por Apple Inc. como parte del set de productividad iWork.

KEYNOTE
Keynote es una aplicación de software de presentación desarrollada como parte del set de productividad iWork por Apple Inc.

NUMBERS
Numbers es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Apple Inc. como parte del set de productividad iWork.





Tendencias tecnológicas de los D.E.

Su aplicación tuvo, evidentemente, una buena acogida, ya que suponía la posibilidad de automatizar algunos procesos caracterizados por su penosidad como por ejemplo la búsqueda en voluminosos instrumentos de descripción, la gestión del espacio de los depósitos, etc.La información y la comunicación, ejes fundamentales de cualquier actividad humana, se han situado en primer término en cualquier planificación estratégica y tecnológica de una organización y los archiveros, conscientes de las potencialidades del empuje de la sociedad de la información, hemos asimilado rápidamente los aspectos formales de estas tecnologías como vehículo de la rehabilitación de nuestra profesión. De esta manera hemos pasado de archiveros y gestores de documentos a gestores de la información y, en poco tiempo de diferencia, ya hay quien nos sitúa en el ámbito de la gestión del conocimiento. Sin negar la posibilidad de que nuestra profesión, como cualquier otra, evolucione de forma habitual en relación con su contexto quizás es prematuro hablar de la reconversión de la profesión de archivero o de la aparición de una nueva profesión. Todo el mundo está de acuerdo en que las tecnologías de la información son la base de la sociedad de la información, pero no hay que olvidar que lo son en tanto que permiten la comunicación entre sistemas y hacen posible la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información. Difusión entendida en un sentido amplio, es decir, complementada con la posibilidad de establecer el intercambio electrónico de datos y, por tanto, resultado de la combinación de la informática y las telecomunicaciones.
¿Qué entendemos por tecnologías de la información? Si consideramos como tales aquellas técnicas que en un sentido genérico permiten la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información, será necesario comentar los siguientes factores tecnológicos:



− La “revolución” en las herramientas informáticas de escritorio, es decir, pensadas para el usuario final
− La integración de aplicaciones diferentes y el compartimento de trabajos en grupo, que
permiten la automatización de flujos de trabajo y el acceso y la gestión simultanea de la
información por parte de diversos usuarios.
− El incremento exponencial de la capacidad de los equipos y herramientas de
almacenamiento y recuperación de datos.
− El desarrollo del diseño de arquitecturas de sistemas informáticos que posibilitan el
acceso y la gestión de datos de forma rápida y segura.
− La implantación de medios y herramientas que permiten la comunicación entre sistemas
diferentes y el intercambio electrónico de datos de diferentes formato.




Un ejemplo mostrará cuándo un documento va a formar parte del archivo de la organización: será documento electrónico de archivo una carta redactada en el ordenador de una institución y enviada por medios telemáticos —como el correo electrónico— a otra con motivo de gestionar un asunto de su competencia; esa carta podrá ser considerada documento de archivo en la institución que la recibe y en la que la crea, y formará parte de un expediente que trate del asunto para el que se redactó.


viernes, 7 de marzo de 2014

Multimedia

Es cualquier combinación de texto, gráfico, sonido, animación y vídeo que llega a nosotros por computadora u otros medios electrónicos. Es un tema presentado con lujos de detalles. Cuando conjuga los elementos de multimedia - fotografías y animación deslumbrantes, mezclando sonido, vídeo clips y textos informativos - puede electrizar a su auditorio; y si además le da control interactivo del proceso, quedarán encantado.
Multimedia estimula los ojos, oídos, yemas de los dedos y, lo más importante, la cabeza.
Multimedia se compone, como ya de describió, de combinaciones entrelazadas de elementos de texto, arte gráfico, sonido, animación y vídeo.







La multimedia en relación con los documentos electrónicos

Estos dos se relacionan una manera sorprendente, puesto que la multimedia ya se convirtió en parte elemental de los documentos electrónicos, ya en cualquier documento se hace presente una imagen, un sonido, etc. Es así como la multimedia se relaciona con los D.E. se ha vuelto un factor indispensable, una gran herramienta para la elaboración de cualquier tipo de documento electrónico.








Importancia de las operaciones automatizadas en un documento electrónico

Las operaciones automatizadas son de gran ayuda, y han tenido un gran impacto puesto que con ella se ahorra trabajo, y tiempo en las  acciones que son repetitivas en el documento, esto es una operación que nos permite realizar tareas repetitivas en un solo paso también son tareas que se ejecutan por si solas, de manera repetitiva sin necesidad de que alguien o algo las controle y por automático ellas ya saben que hacer.
  Hay varios software que nos ayudan a realizar operaciones como estas 






Operaciones automatizadas en documento electrónicos

Operaciones Automatizadas

Que es una operación automatizada: Proviene de operar que significa parte de una instrucción, que es realizada por la computadora y automática que es el procedimiento automático en la realización de un proceso, por lo tanto son instrucciones que se realizan automáticamente.

Que software te Permiten aplicar operaciones automatizadas
word xp, excel, Outlook xp, power point, entre otros.

Cuáles son las operaciones automatizadas más comunes.
En word las operaciones automatizadas más comunes son las plantillas, y los macros.

En excel tiene un lenguaje de programación visual basic, en este programa se puede insertar un marco, consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en el lenguaje de programación  que se pueda ejecutar siempre y cuando se requiera la tarea.

Ejemplos:
Es la operación que nos permite realizar las tareas repetitivas en un solo paso, algunos ejemplos en Microsoft Word son las Macros y las Plantillas

QUE ES UNA MACRO?
Es una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones
   *Automatizar una serie de pasos.
   *Personalizar la barra de acceso rápido añadiendo nuevas funcionalidades.
   *Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente.

QUE ES UNA PLANTILLA?

Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo cuando se abre. En Microsoft Office Word 2007, una plantilla puede tener la extensión .dotx o .dotm (el tipo de archivo .dotm le permite habilitar las macros en el archivo).



¿Qué software permite aplicar operaciones automatizadas?






jueves, 6 de marzo de 2014

Ventajas de los documentos electrónicos

Las ventajas más importantes de los D.E son:

*Permite un rápido y fácil acceso a la información.
*Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
* Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
*Se favorece conservación de los originales, evitando su desgaste, deterioro o   extravío
*Se evita la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y   documentos.
*Permite acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a través de Internet. Se elimina la necesidad de distribuir múltiples copias de un mismo documento.
*Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible. Mediante   distintos tipos de extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del   documento, etc.) la información se obtiene al instante y las consultas son   inmediatas.
*Reducción del espacio físico dedicado a papel, lo que evita costes directos e   indirectos.
*Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.




Usos de los documentos electrónicos

Empresas, instituciones educativas, de salud, bibliotecas, entre muchas más, se están transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrónicos. De esta forma, los protegen del paso del tiempo, los comparten con mayor cantidad de personas y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda. Hacen más eficaz su control de documentos.  
Hoy en día, los documentos electrónicos se han convertido, más que en una moda, en una necesidad. El uso principal de los archivos electrónicos es el ahorra gran cantidad de papeles y dejar de tender lo q llamamos depósito de papeles. Este uso de los archivos electrónicos nos permite comunicar varias empresas entre sí por medio, de las nuevas tecnologías. Así como también distribuye fácilmente documentación extensa. Ordenar de forma rápida documentos. Se utilizan y Mueven por Internet. Guardar Documentación extensa. 
Se tiene una copia de seguridad. Los documentos electrónicos has revolucionado la forma de manejo de documentos, gracias a los ya mencionados se hace más factible el uso de los documentos. De esta manera será menos probable la pérdida o extravío de los mismos, al igual que se podrían traspapelar  los documentos, existiendo así pérdida de tiempo y de dinero.









Componentes de los documentos electrónicos

Los componentes pueden residir en diferentes partes del soporte e incluso del sistema, lo principales son:


*Contenido, o datos informativos del documento, contiene un mensaje (texto alfa numérico diseño gráfico, esquema, fotografía etc.).
*Esta expresado en un lenguaje convencional (el de los bits).
*Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
*Metadatos, es decir, datos del documento sobre algunas de sus características (firma, sellado de tiempo, formato, productor, título…) y sobre su contextualización dentro del expediente electrónico al que pertenece.
*Se encuentra plasmado en un soporte (servidor, cinta, disco, USB, DVD, etc.).
*Trazas (modificaciones, accesos…)

*Está destinado a durar en el tiempo.





miércoles, 5 de marzo de 2014

Documentos Electronicos


Un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización. Es un medio de expresión con efectos de creación, modificación y obligaciones que contiene un mensaje en un lenguaje convencional. Es un archivo que contiene ciertos atributos que contiene  datos textuales o gráficos creados mediante un software.