Clasificación de los Documentos Electrónicos

* Documentos ofimáticos

Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software.

*Cartográficos

Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos artístico. Estos documentos, debido a su naturaleza y origen,  deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial, metadatos particulares, entre otros).

* Correos electrónico (comunicaciones oficiales)

El correo electrónico (e-mail) es uno de los servicios más usados en Internet que permite el intercambio de mensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Básicamente es un servicio que nos permite enviar mensajes a otras personas de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link “adjuntar” que aparece en pantalla. Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental.

*Imagen, vídeos y audio digital

Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en el sistema judicial colombiano.

*Mensajes de datos generados mediante redes sociales

En algunos casos este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre otros).

*Formularios electrónicos

Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios para peticiones, quejas y reclamos”.

Recomendaciones para realizar Documentos Electrónicos

- Cree y personalice sus documentos de acuerdo al cliente, proveedor, promoción, anuncios, etc.

- Envié documentos (personalizados o no personalizados) a sus clientes vía correo electrónico

- Cree diseños para publicidad y anunciar ofertas de su empresa, imprímalos o envíelos electrónicamente

- Almacene y transporte sus documentos en cualquier medio de almacenamiento electrónico, clasifíquelos en carpetas electrónicas

- Cree diferentes versiones del mismo documento (documentos que varían en algún dato ó figura)

¿Para qué sirve el documento electrónico? Para crear y personalizar los diseños de los documentos de su empresa. Agregar el dato que necesite, quitar el dato que ya no requiera, que la información aparezca en otra zona del documento, agregar líneas, secciones, imágenes, títulos, encabezados, número de páginas, pie de página, etc. Almacenamiento en su pc, para posteriormente imprimirlos, enviarlos por correo electrónico

Macros en los documentos electrónicos

MACRO.

El propósito de una macro es automatizar tareas de uso frecuente. Aunque algunas macros son simplemente la grabación de las pulsaciones de tecla o los clics del mouse (ratón), los programadores escriben macros de VBA más eficaces que utilizan código que puede ejecutar muchos comandos en el equipo. Por esta razón, las macros de VBA suponen un riesgo para la seguridad. Un pirata informático puede pasar una macro malintencionada en un documento que, si se abre, permite que se ejecute la macro y puede propagar un virus en el equipo. Como lo dice las oraciones anteriores las macros ayudan a los documentos electrónicos para que estos sean mas factibles y automatizados a la hora de trabajos con ellos.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:

*Automatizar una serie de pasos.

*Personalizar la barra de acceso rápido añadiendo nuevas funcionalidades.

*Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente.

VIDEO DE COMO HACER UN MACRO:

Software que permite aplicaciones automatizadas en los docuemtos elcetronicos

Para la elaboración de documentos electrónicos en la actualidad hay infinidad de software, además estos cuentan con  aplicaciones automatizadas que son de gran utilidad para realizar acciones repetitivas.

Las características principales de estos sistemas de gestión integral de la

información serían:

· Responden de forma corporativa a las necesidades y problemas de la

gestión de la información dentro de las organizaciones.

· Tienen un carácter abierto y dinámico, evolucionando junto a la trayectoria

de la organización.

· Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo vital de los documentos.

· Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes

en la organización.

· La gestión documental se incluye en un entorno más amplio dentro de la gestión de calidad.

MICROSOFT OFFICE

WORD

Microsoft Word, es un programa editor de texto ofimático muy popular, que permite crear documentos sencillos o profesionales. Microsoft Word es incluido en el paquete Microsoft Office de Microsoft.

EXCEL

Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

ACCESS

Este programa permite manipular datos en forma de tablas (filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.

POWER POINT

Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suele ser muy llamativo y mucho más práctico que los de Microsoft Word.

PUBLISHER

Microsoft Publisher es un programa que provee un historial simple de edición similar al de su producto hermano Word, pero a diferencia de Adobe InDesign y Adobe InCopy, no proporciona una posibilidad integrada.

OPEN OFFICE

WRITER

Programa de computadora encargado de la creación de documentos. Permite crear, modificar, dar formato e imprimir documentos. Writer es procesador de textos y también editor HTML . Posee una interfaz muy agradable y sencilla, idéntica a la de otras aplicaciones ofimáticas. De esa manera los usuarios acostumbrados a Word por ejemplo podrán adaptarse a Writer con comodidad.

CALC

Programa diseñado para la manipulación de cantidades ubicadas en tablas. Se pueden realizar cálculos complejos con dichas cantidades, formulas, funciones y generar gráficas. Posee incluso funciones específicas para acceder a bases de datos.

IMPRESS

Es un programa que sirve para la creación de presentaciones en formato de diapositivas. Estas sirven mucho a la hora de hacer alguna exposición haciéndola mucha mas dinámica.

DRAWN

Draw es un editor de dibujos, que nos permite exportar a JPG, GIF, etc y de ese modo podemos incluirlo en las presentaciones y en los diversos documentos que realicemos. Posee también varias herramientas para darle un mejor acabado a las imágenes que insertaras en tus diversos documentos.

iWORK

PAGES

Pages es una aplicación de procesador de textos y layout desarrollada por Apple Inc. como parte del set de productividad iWork.

KEYNOTE

Keynote es una aplicación de software de presentación desarrollada como parte del set de productividad iWork por Apple Inc.

NUMBERS

Numbers es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Apple Inc. como parte del set de productividad iWork.

Tendencias tecnológicas de los D.E.

Su aplicación tuvo, evidentemente, una buena acogida, ya que suponía la posibilidad de automatizar algunos procesos caracterizados por su penosidad como por ejemplo la búsqueda en voluminosos instrumentos de descripción, la gestión del espacio de los depósitos, etc.La información y la comunicación, ejes fundamentales de cualquier actividad humana, se han situado en primer término en cualquier planificación estratégica y tecnológica de una organización y los archiveros, conscientes de las potencialidades del empuje de la sociedad de la información, hemos asimilado rápidamente los aspectos formales de estas tecnologías como vehículo de la rehabilitación de nuestra profesión. De esta manera hemos pasado de archiveros y gestores de documentos a gestores de la información y, en poco tiempo de diferencia, ya hay quien nos sitúa en el ámbito de la gestión del conocimiento. Sin negar la posibilidad de que nuestra profesión, como cualquier otra, evolucione de forma habitual en relación con su contexto quizás es prematuro hablar de la reconversión de la profesión de archivero o de la aparición de una nueva profesión. Todo el mundo está de acuerdo en que las tecnologías de la información son la base de la sociedad de la información, pero no hay que olvidar que lo son en tanto que permiten la comunicación entre sistemas y hacen posible la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información. Difusión entendida en un sentido amplio, es decir, complementada con la posibilidad de establecer el intercambio electrónico de datos y, por tanto, resultado de la combinación de la informática y las telecomunicaciones.

¿Qué entendemos por tecnologías de la información? Si consideramos como tales aquellas técnicas que en un sentido genérico permiten la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información, será necesario comentar los siguientes factores tecnológicos:

− La “revolución” en las herramientas informáticas de escritorio, es decir, pensadas para el usuario final

− La integración de aplicaciones diferentes y el compartimento de trabajos en grupo, que

permiten la automatización de flujos de trabajo y el acceso y la gestión simultanea de la

información por parte de diversos usuarios.

− El incremento exponencial de la capacidad de los equipos y herramientas de

almacenamiento y recuperación de datos.

− El desarrollo del diseño de arquitecturas de sistemas informáticos que posibilitan el

acceso y la gestión de datos de forma rápida y segura.

− La implantación de medios y herramientas que permiten la comunicación entre sistemas

diferentes y el intercambio electrónico de datos de diferentes formato.

Un ejemplo mostrará cuándo un documento va a formar parte del archivo de la organización: será documento electrónico de archivo una carta redactada en el ordenador de una institución y enviada por medios telemáticos —como el correo electrónico— a otra con motivo de gestionar un asunto de su competencia; esa carta podrá ser considerada documento de archivo en la institución que la recibe y en la que la crea, y formará parte de un expediente que trate del asunto para el que se redactó.

Multimedia

Es cualquier combinación de texto, gráfico, sonido, animación y vídeo que llega a nosotros por computadora u otros medios electrónicos. Es un tema presentado con lujos de detalles. Cuando conjuga los elementos de multimedia - fotografías y animación deslumbrantes, mezclando sonido, vídeo clips y textos informativos - puede electrizar a su auditorio; y si además le da control interactivo del proceso, quedarán encantado.

Multimedia estimula los ojos, oídos, yemas de los dedos y, lo más importante, la cabeza.

Multimedia se compone, como ya de describió, de combinaciones entrelazadas de elementos de texto, arte gráfico, sonido, animación y vídeo.

La multimedia en relación con los documentos electrónicos

Estos dos se relacionan una manera sorprendente, puesto que la multimedia ya se convirtió en parte elemental de los documentos electrónicos, ya en cualquier documento se hace presente una imagen, un sonido, etc. Es así como la multimedia se relaciona con los D.E. se ha vuelto un factor indispensable, una gran herramienta para la elaboración de cualquier tipo de documento electrónico.

Importancia de las operaciones automatizadas en un documento electrónico

Las operaciones automatizadas son de gran ayuda, y han tenido un gran impacto puesto que con ella se ahorra trabajo, y tiempo en las  acciones que son repetitivas en el documento, esto es una operación que nos permite realizar tareas repetitivas en un solo paso también son tareas que se ejecutan por si solas, de manera repetitiva sin necesidad de que alguien o algo las controle y por automático ellas ya saben que hacer.

  Hay varios software que nos ayudan a realizar operaciones como estas